Vorbereitung auf Umsatzsteueränderungen

Die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung auf die Umsatzsteueränderungen 

 

Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer wird es einige Änderungen geben, in erster Linie im Hinblick auf die Aufzeichnungs- und Meldepflichten. So wurden neue Standards eingeführt, die europaweit gelten.

Für alle Unternehmen, die auf EU-Ebene tätig sind, bedeutet dies, dass sie sich künftig an diesen neuen Standards orientieren müssen.

In Vorbereitung auf die Umsatzsteueränderungen und deren Umsetzung ist es somit sinnvoll, die notwendigen EDV-technischen und organisatorischen Maßnahmen möglichst früh einzuleiten, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

 

Hier die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung auf die Umsatzsteueränderungen:

•        Information und Zuständigkeit.

Insbesondere die Mitarbeiter der Abteilung Rechnungswesen sollten möglichst früh und umfassend informiert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Details der Neuregelung übersehen werden oder Unklarheiten den Geschäftsbetrieb behindern.

Neben einer klar festgelegten Aufgabenverteilung kann es zudem sinnvoll sein, einen Mitarbeiter zu bestimmen, der als Hauptansprechpartner bei Fragen zu den Änderungen fungiert.

•        Daten.

Die vorhandenen Stammdaten müssen im Hinblick auf ihre rechtliche Firmierung überprüft werden. Dies ist zum einen wichtig, um die Umsätze eindeutig Endverbrauchern oder Unternehmen zuweisen zu können.

Zum anderen muss bei Umsätzen mit EU-Unternehmen unterschieden werden, ob es sich dabei tatsächlich um Umsätze mit ausländischen Unternehmen oder um Umsätze mit deren inländischen Niederlassungen handelt.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von EU-Kunden müssen erfragt werden, wobei ratsam ist, zeitgleich eine qualifizierte Bestätigung durch das Bundeszentralamt für Steuern anzufordern. Diese Daten sollten dann möglichst früh und vor allem vollständig im EDV-System erfasst werden.

•        Rechnungsformulare und Software.

Aufgrund der Änderungen müssen auch die bisherigen Rechnungsformulare angepasst werden. So müssen Ausgangsrechnungen, bei denen der Empfänger der Steuerschuldner ist, beispielsweise mit dem Vermerk “Steuerschuld verlagert” oder “Reverse-Charge” versehen werden.

Zudem gehört bei diesen Ausgangsrechnungen künftig auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des EU-Geschäftspartners zu den Pflichtangaben.

Wichtig ist außerdem, zu überprüfen, in wie weit die verwendete Finanzbuchhaltungssoftware den neuen Anforderungen gerecht wird. Neben Anpassungen kann die Einrichtung neuer Konten oder Schlüssel notwendig werden.

•        Steuerschuld.

Insbesondere während der Übergangsphase kann es zu Unklarheiten, Unstimmigkeiten oder Missverständnissen kommen.

Sinnvoll ist daher, nicht ausschließlich auf die Richtigkeit der Angaben seiner Geschäftspartner zu vertrauen, sondern bei Eingangsrechnungen von ausländischen Geschäftspartnern zu überprüfen, in wie weit tatsächlich die Pflicht besteht, die Steuerschuld zu übernehmen.

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